FİRMALAR ARASI: bir firma (işletme) hem müşteriniz hem de tedarikçiniz ise alacaklarınız ve borçlarınızı dengelemek için kullanabilirsiniz.
Örnek 1 : ABC firmasında 1.000 TL alacağınız ve 800 TL borcunuz var. Bu durumda ABC firmasında sadece 200 TL alacağınız vardır. Kayıtlarınızda da 200 TL alacak görmeniz için 800 TL alacağınızı 800 TL borcunuza aktarmanız gerekir.
Yapmanız gereken işlem Para Çıkan Müşteri ABC ve Para Giren Tedarikçi ABC firmasını seçip tutar kısımlarına 800 TL yazmanızdır.
Firmalar arasında birden fazla para transferi yapıyorsanız her bir transferi ayrı ayrı girebilirsiniz veya topluca tek bir seferde tüm virmanları girebilirsiniz. Tavsiyemiz kayıtlarınızın hem düzgün olması hem de ilerde sorun yaşamanız durumunda her bir virmanın tek tek girilmiş olmasıdır.
Virman Sayfasında Firmalar Arası Virman Ekleme
İşlemler menüsün altında buluna Virman Ana Sayfa’da Ekle bölümündeki ‘Firmalar Arası’ tuşuna tıklamanız gerekir.
1. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Tahsilat Tarihi Girme
Virmanın (para transferinin) gerçekleştiği tarihi girmelisiniz. Geçmiş tarihte bir işlem yapmış olabilirsiniz veya güncel bir virmanı giriyor olabilirsiniz. Bilmiyorsanız yaklaşık bir tarih girebilirsiniz.
2. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Açıklama Girme
İlerleyen zamanlarda tekrar kayıtlarınıza baktığınız zaman hatırlatıcı veya bilgilendirici açıklama girmiş olmanız faydanıza olacaktır. Bu açıklama bilgisini aynı zamanda Virman Ana Sayfası başlıklarında da görebilirsiniz.
3. Hesaplar Arası Virman Ekle Sayfasında Para Çıkan Hesabı Seçme
Para çıkan hesap kutucuğunuzda müşterileriniz listelenmektedir.
1. Daha önce kayıtlarınıza aldığınız bir müşteriniz ise arama kutucuğu ile arama yaparak seçebilirsiniz.
2. İlk defa ticaret yaptığınız veya daha önce kayıtlarınıza almadığınız bir müşteriniz ise ve cari takibi yapmak istiyorsanız + Yeni Ekle’ye tıklayarak Müşteri Kartı (hesabı/carisi) oluşturabilirsiniz. Burada eklemiş olduğunuz müşteriniz aynı zamanda Hesaplar menüsü altındaki Müşteri sayfasına da eklenecektir.
4.Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Yeni Para Çıkan Hesap (Müşteri) Ekleme
Para çıkan hesapta Müşteri Hesabı (Kartı/Carisi) oluşturmaktasınız. Bundan dolayı Müşteri Hesabı açar gibi bilgileri giriyor olmanız gerekir. Bu oluşturduğunuz müşteri hesabı İşlemler menüsü altındaki Müşteri sayfasında da listelenecektir.
1. Sadece müşterinizin ad-soyadı/unvanını girerek hızlı bir şekilde müşteri ekleyip hemen satış ekleme yapılabilirsiniz. (resmi işlem olmadıkça sadece basit cari takibiniz için bu şekilde basit ekleme yapabilirsiniz). Basit eklediğiniz müşterinize ‘Güncelle’ işlemi ile detaylı bilgi girebilirsiniz.
Müşteriniz şahıs firması ise ve ticari unvanı yok ise müşterinizin ad ve soyadını girmeniz gerekir. Ticari unvana sahip şahıs firmaları ve diğer ltd& AŞ’ler için işletmenin unvanını girmeniz gerekir.
2. Faturalı çalıştığınız müşterileriniz için veya açık hesap çalıştığınız müşterilerinizin vade tarihinin otomatik gelmesi için Gelişmiş Seçenekler i doldurmanız gerekir (gelişmiş seçenekler için 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 maddelerine bakabilirsiniz)
3. Yeni eklediğiniz müşterinizden alacağınız varsa bakiyesini ekleyip tüm satışlarınızın bu rakama eklenerek yapılmasını sağlayabilirsiniz. Böylece alacaklarınızı daha doğru takip edebilirsiniz. Ayrıca müşteriniz ile tüm alışverişinizi dövizli yapıyorsanız ilgili dövizi seçmeniz yeterlidir.
Not 1: Gelişmiş seçenekleri girmeden de müşterinizin cari takibini basit şekilde yapabilirsiniz. Vade bilgilerinin otomatik gelmesini istiyorsanız gelişmiş seçeneği kullanmalısınız. ( Detaylı bilgi için madde 3.4 bakınız)
Not 2: Aynı müşteriniz ile farklı para birimleri ile çalışıyorsanız birden fazla müşteri kartı açmalısınız. Örneğin: Halil Pazarlama- TRY ve Halil Pazarlama-USD
5. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Yeni Para Çıkan Hesap (Müşteri) ve Adres Bilgilerini Girme
1. Müşterinizin bağlı olduğu vergi dairesini seçiniz. Şubeli ise o şubenin bağlı olduğu vergi dairesini seçmelisiniz (faturanın üzerinde hangi vergi dairesi yazıyorsa o bilgileri girilmesiniz)
2. Müşterinizin vergi (VKN) veya kimlik (TCKN) no’sunu giriniz. VKN bilgisi 10 haneden az ise vergi no’sunun başına 0 sıfır ekleyerek 10 haneli yapınız. (TCKN sadece şahıs firmaları, serbest meslek erbapları ve esnaflar içindir. Diğer işletmeler için VKN girmeniz gerekir)
3. Müşterinizin adres bilgilerini giriniz. (Müşteriniz eğer yurtdışında ise “Adres Yurtdışında” ı tıklamanız gerekir.
4. Müşterinizin resmi adresinin bulunduğu ili seçiniz. Şubeli ise o şubenin bağlı olduğu vergi dairesini seçmelisiniz (faturanın üzerinde hangi vergi dairesi yazıyorsa o bilgiler girilmelidir)
5. Müşterinizin resmi adresinin bulunduğu ilçeyi seçiniz.
6. Firmalar Arası Virman Ekleme Sayfasında Müşteri Teslimat Adresini Girme
1. Müşterinizin fatura ve teslimat adresleri aynı ise bu seçeneğin tıklı olması yeterlidir.
2. Müşterinizin adres bilgilerini giriniz. (Müşteriniz eğer yurtdışında ise “Adres Yurtdışında” ı tıklamanız gerekir.
3. Müşterinizin resmi adresinin bulunduğu ili seçinizi. Şubeli ise o şubenin bağlı olduğu vergi dairesini seçmelisiniz (faturanın üzerinde hangi vergi dairesi yazıyorsa o bilgiler girilmelidir)
4. Müşterinizin resmi adresinin bulunduğu ilçeyi seçiniz.
7. Firmalar Arası Virman Ekleme Sayfasında Müşteri Vade Bilgilerini Girme
1. Vadeli (açık hesap) çalıştığınız müşteriniz için bu alanı doldurmanız durumunda satış eklediğiniz zaman vade tarihleri ve alacak takipleri otomatik oluşur. Yapmanız gereken müşteriniz ile çalıştığınız vade tipini seçip ve 2 no’lu kısmı doldurmanızdır.
2. Bu kısma sadece rakam girilmelidir.
3. Müşterinizin IBAN bilgisine kolayca ulaşabilmeniz içindir.
Vade Bilgileri Açıklamaları:
Vade günü kısmına sadece rakam girmeniz gerekir. Bu durumda aşağıda seçeceğiniz senaryoya göre fatura tarihi vadeniz otomatik olarak hesaplanacaktır. Örneğin 5 yazılsın;
- FATURA KESİM TARİHİNE İLAVE: Her faturanızın kesim tarihine 5 gün eklenerek vade tarihiniz otomatik oluşturulur.
- BİR SONRAKİ AYIN: Faturanızı kestiğiniz aydan sonraki ayın 5. Gününe vadeniz otomatik oluşturulur.
- İÇİNDE BULUNAN AYIN: Faturanızı kestiğiniz ayın 5. gününe otomatik vade tarihi oluşturulur.
- VADESİZ: Özellikle devlete kesilen faturalarınız için bu seçeneği seçerek vadesiz fatura veya e-Fatura oluşturabilirsiniz.
8. Firmalar Arası Virman Ekleme Sayfasında Müşteri İletişim Bilgilerini Girme
1. Müşterinizdeki iletişimde olduğunuz kişinin bilgilerini girmeniz gerekir.
2. İletişimde olduğunuz kişinin e-posta adresini girmeniz gerekir. (e-Fatura mükellefi olduğunuz zaman müşterinize e-Arşiv faturanız bu e-postaya gönderilerek ulaştırılacaktır.
9. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Para Çıkan Hesabın (Müşterinin) Dövizini Seçme
Döviz Tipi, Para Çıkan Hesap kutucuğunda seçtiğiniz müşteri hesabına aittir. Bu döviz tipini değiştirmek için İşlemler menüsünün altında bulunan Müşteri Sayfasında ilgili müşterinin hesabını güncelleyerek yapabilirsiniz.
10. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Para Çıkan Hesabın Tutarını Girme
Müşterinizin hesabından çıkan para miktarını girmeniz gerekir.
11. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Para Giren Hesabı (Tedarikçi) Seçme
Para giren hesap kutucuğunuzda tedarikçileriniz listelenmektedir.
1. Daha önce kayıtlarınıza aldığınız bir tedarikçiniz ise arama kutucuğu ile arama yaparak seçebilirsiniz.
2. İlk defa ticaret yaptığınız veya daha önce kayıtlarınıza almadığınız bir tedarikçiniz ise + Yeni Ekle’ye tıklayarak Tedarikçi Kartı (hesabı /carisi) oluşturabilirsiniz. Burada eklemiş olduğunuz tedarikçiniz aynı zamanda Hesaplar menüsü altındaki Tedarikçi sayfasına da eklenecektir.
12. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Yeni Tedarikçi Ekleme
Para çıkan hesapta Tedarikçi Hesabı (Kartı/Carisi) oluşturmaktasınız. Bundan dolayı Tedarikçi Hesabı açar gibi bilgileri giriyor olmanız gerekir. Bu oluşturduğunuz tedarikçi hesabı İşlemler menüsü altındaki Tedarikçi sayfasında da listelenecektir.
1. Sadece tedarikçinizin ad-soyadı/unvanını girerek hızlı bir şekilde tedarikçi ekleyip hemen alış ekleme işlemi yapılabilirsiniz. (resmi işleminiz olmadığı sürece bu şekilde basit ekleme yapabilirsiniz). Sonrasında basit şekilde eklediğiniz tedarikçinizi Tedarikçi Sayfasında ‘Güncelle’ ile detaylı bilgi girebilirsiniz.
Tedarikçiniz şahıs firması ise ve ticari unvanı yok ise tedarikçinizin ad ve soyadını girmeniz gerekir. Ticari unvana sahip şahıs firmaları ve diğer ltd& AŞ’ler için işletmenin unvanını girmeniz gerekir.
2. Faturalı çalıştığınız tedarikçileriniz için veya açık hesap çalıştığınız tedarikçilerinizde vade tarihinin otomatik gelmesi için Gelişmiş Seçenekler i doldurmanız gerekir (gelişmiş seçenekler için 1.2, 1.3, 1.4 maddelerine bakabilirsiniz)
3. Yeni eklediğiniz tedarikçilerinize borcunuz varsa bakiyesini ekleyip tüm alışlarınızın bu rakama eklenerek yapılmasını sağlayabilirsiniz. Böylece borçlarınızı daha doğru takip edebilirsiniz. Ayrıca tedarikçiniz ile tüm alış verişinizi dövizli yapıyorsanız ilgili dövizi seçmeniz yeterlidir.
Not 1: Gelişmiş seçenekleri girmeden de tedarikçiniz ile olan cari takibi basit şekilde yapabilirsiniz. Vade bilgilerinin otomatik gelmesini istiyorsanız gelişmiş seçeneği kullanmalısınız ( Detaylı bilgi için madde 1.3 bakınız)
Not 2: Aynı tedarikçi ile farklı para birimleri ile çalışıyorsanız birden fazla tedarikçi kartı açmalısınız. Örneğin: Halil Pazarlama- TRY ve Halil Pazarlama-USD
13. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Yeni Tedarikçi Fatura Bilgilerini Girme
1. Tedarikçinizin bağlı olduğu vergi dairesini seçiniz. Şubeli ise o şubenin bağlı olduğu vergi dairesini seçmelisiniz (faturanın üzerinde hangi vergi dairesi yazıyorsa o bilgiler girilmelisiniz)
2. Tedarikçinizin vergi (VKN) veya kimlik (TCKN) no’sunu giriniz. VKN bilgisi 10 haneden az ise vergi no’sunun başına 0 sıfır ekleyerek 10 haneli yapınız. (TCKN sadece şahıs firmaları ve serbest meslek erbapları ve esnaflar içindir. Diğer işletmeler için VKN girmeniz gerekir)
3. Tedarikçinizin adres bilgilerini giriniz. (Tedarikçiniz eğer yurtdışında ise “Adres Yurtdışında” ı tıklamanız gerekir.
4. Tedarikçinizin resmi adresinin bulunduğu ili seçiniz. Şubeli ise o şubenin bulunduğu ili seçmelisiniz (faturanın üzerinde hangi vergi dairesi yazıyorsa o bilgiler girilmelidir)
5. Tedarikçinizin resmi adresinin bulunduğu ilçeyi seçiniz.
14. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Yeni Tedarikçi Vade Bilgilerini Girme
1. Vadeli (açık hesap) çalıştığınız tedarikçileriniz için bu alanı doldurmanız durumunda alış eklediğiniz zaman vade tarihleri ve borç takipleri otomatik oluşur. Yapmanız gereken tedarikçiniz ile çalıştığınız vade tipini seçip ve 2 no’lu kısmı doldurmanızdır.
2. Bu kısma sadece rakam girilmelidir.
3. Tedarikçi IBAN bilgisine kolayca ulaşabilmeniz içindir.
Vade Bilgileri Açıklamaları:
Vade günü kısmına sadece rakam girmeniz gerekir. Bu durumda aşağıda seçeceğiniz senaryoya göre fatura tarihi vadeniz otomatik olarak hesaplanacaktır. Örneğin 5 yazılsın;
- FATURA KESİM TARİHİNE İLAVE: Her faturanızın kesim tarihine 5 gün eklenerek vade tarihiniz otomatik oluşturulur.
- BİR SONRAKİ AYIN: Faturanızı kestiğiniz aydan sonraki ayın 5. Gününe vadeniz otomatik oluşturulur.
- İÇİNDE BULUNAN AYIN: Faturanızı kestiğiniz ayın 5. gününe otomatik vade tarihi oluşturulur.
- VADESİZ: Özellikle devlete kesilen faturalarınız için bu seçeneği seçerek vadesiz fatura veya e-Fatura oluşturabilirsiniz.
15. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Tedarikçi İletişim Bilgilerini Girme
1. Tedarikçinizdeki iletişimde olduğunuz kişinin bilgilerini girmeniz gerekir.
2. İletişimde olduğunuz kişinin eposta adresiniz girmeniz gerekir.
16. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Para Giren Hesabın (Tedarikçinin) Dövizini Seçme
Döviz Tipi, Para Giren Hesap kutucuğunda seçtiğiniz tedarikiçinizin hesabına aittir. Bu döviz tipini değiştirmek için İşlemler menüsünün altında bulunan Tedarikçi Sayfasında ilgili tedarikçi hesabını güncelleyerek yapabilirsiniz.
17. Firmalar Arası Virman Ekle Sayfasında Para Giren Hesabın Tutarını Girme
Tedarikçi Hesabına giren para miktarını girmeniz gerekir.