E-Fatura Nedir?
Elektronik ortamda yapılabilen işlemlerin sayısı günden güne artarken fatura işlemlerinin de bunlar arasında olmaması beklenemezdi. Faturalarınızı elektronik ortamda düzenlemenizi, müşterilerinize yollamanızı, ve saklamanızı sağlayan hizmetin adı e-Fatura hizmetidir. Bu hizmet 05.03.2010 tarihli 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayatımıza girmiştir. Sisteme kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve birbirlerine sağladıkları hizmetler için 01.04.2014 tarihinden itibaren e-Fatura düzenlemeleri zorunlu olmuştur. E-Faturanın başlıca avantajı kağıt ve saklama masraflarından tasarruf edilmesi ve faturalarınızın güvenle saklanmasıdır. Bu içeriğimizde e-Fatura keserken nelere dikkat edilmeli sorusuna yanıt vereceğiz.
E-Fatura Kesilirken Bunlara Dikkat!
- Karşılıklı e-Fatura Düzenleme Zorunluluğu
e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler birbirlerine 1 Nisan 2014 tarihi itibariyle e-Fatura göndermek zorundadır. Bu mükellefler birbirlerine kağıt/matbu fatura gönderemezler.
- e-Faturanın Saklanması ve İbrazı
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun ilgili maddelerine göre e-Faturanın 10 yıl boyunca saklanması gerekmektedir. Ancak GİB Portal bu faturaları 6 aydan uzun süre saklamamakta olduğu için mükelleflerin kendi saklama çözümlerini bulmaları gerekmektedir. Saklanan faturalar ilgili makamlarca talep edilmeleri halinde ibraz edilmelidir.
- e-Faturanın Arşivlenmesi
GİB e-Fatura saklama hizmeti vermediği için ve mükelleflerin e-Faturalarını saklama yükümlülüğü olduğu için bu hizmet özel entegratörlerden alınmalıdır.
- Temel ve Ticari e-Fatura/Reddedilen e-Fatura
Temel faturalar reddedilemezler. O nedenle sisteme geçmelerinin ardından bu faturalarla ilgili olarak iade faturası düzenlenmelidir. Ticari e-Faturalarsa kabul veya reddedilebilmektedirler. Bu durumun istisnaları şema/şematron kontrolleri ve imza doğrulaması hataları durumlarında söz konusu olabilmektedir.
- Ünvan Değişikliği
e-Fatura mükelleflerinin ünvanlarının değişmesi halinde 15 gün içinde unvan değişikliğine dair Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve duruma dair bir dilekçeyi GİB’e postayla göndermelidir. Mali mühür içinse internetten Kamu Sertifikasyon Merkezine başvuru yapılmalıdır. Bu sayede e-Fatura sistemindeki unvan güncellenmiş olur. Yeni mali mühür temin edilene kadar eski mali mührün kullanımı devam edebilir.
- Durum Kodları
e-Fatura işlemlerinde durum kodlarına dikkat edilmeli ve buna göre işlem yapılmalıdır.
a) 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” DURUM KODU: Bu kodun alınması halinde fatura alıcının posta kutusuna iletilmiş olup alıcı tarafından onaylanmamış demektir. Faturanın başarılı olduğu kabul edilmeli ve yeniden fatura gönderilmemelidir, aksi takdirde mükerrerlik söz konusu olur. Alıcı taraf ise sistemine düşen faturayı Gelir İdaresinin belirlediği şema /şematron ve imza kontrollerinden geçirerek, fatura başarılı ise 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” sistem yanıtını dönerek, hata tespit edilmiş ise ilgili hata kodunu dönerek fatura değişim sürecini tamamlamaları gerekmektedir.
Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” olur.
b) 1210 “DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI” DURUM KODU; Bu durum kodunun alınması alıcının sistemine erişilemediği anlamına gelmektedir. Alıcıyı hata ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız. 1210 durum kodu 48 saatlik tekrar gönderme süreci sonunda alıcının posta kutusuna erişilememesi durumunda 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” durum kodunu alır. 48 saat içinde fatura alıcının sistemine iletilmişse ve başarılı olarak sonuçlanmışsa 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI”, hata almış ise 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” durum koduna güncellenir. 1210 durum kodu 1215,1230 ve 1300 durum koduna dönüşene kadar hiçbir işlem yapmayınız.
c) 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” ve 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” DURUM KODU; Bu durum kodlarının alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar gönderilebilir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda ise yeni fatura ID’si ile yeniden fatura oluşturulması ve bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır.
E-Fatura ile ilgili diğer durum kodlarına e-Fatura Uygulaması Entegrasyon Kılavuzunun eki olan e-Fatura Uygulaması Sistem Yapısı Şema Yapısı Kılavuzundan ulaşılabilir.
E-Fatura Fiyat Al ile E-Faturaya Hesaplı Geçiş!
E-Fatura sistemine geçiş yapmak istiyorsanız hemen bizimle iletişime geçin! Cazip fiyat tekliflerimize bakın!