Personel Özlük Dosyası Nedir?
Şirketlerin ve işletmelerin bütün personellerinin bilgilerini kayıt etmeleri gerekmektedir. Özlük dosyası da personel bilgilerinin kaydedildiği, kayıt yapılan dosyadır. Özlük dosyası personelin işyerinde çalıştığını belgelemesi açısından da önemlidir. 4857 numaralı İş Kanununun 75. maddesine göre işverenler çalışanlarının özlük dosyalarını tutmak ve gerekli durumlarda resmi makamlara göstermek zorundadır. Ayrıca işverenler personellerinin açıklanması durumunda personellerine zarar verecek bilgilerini saklamakla yükümlüdür. Özlük dosyası çalışan işyerinde çalıştığı müddetçe gerekli pek çok belgenin eklenmesiyle de zaman içinde genişler. Personelin bilgilerinin eksiksiz ve hatasız bir şekilde saklanması gerekmektedir. Aksi takdirde işveren cezai yaptırımlara maruz kalabilmektedir.
2020 Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Bilgiler ve Belgeler
Özlük dosyasında bulunması gereken bilgiler ve belgeler çeşitli durumlarda değişebilmektedir. Şimdi özlük dosyasında bulunması gereken bilgi ve belgelerin neler olduklarına bakalım:
Özlük dosyasında bulunması gereken evrak nelerdir?
Özlük dosyası iş ilişkisi devam ettiği sürece aktif olarak kullanılan, yeni evraklarla ve belgelerle zenginleşen dosyalardır. Belli durumlarda ve koşullarda içeriği değişebilmektedir.
Genel olarak bulunması gerekenler:
- 2 vesikalık fotoğraf
- Nüfus cüzdanının fotokopisi
- Nüfus kaydı örneği
- Sağlık Raporu
- Diploma fotokopisi
- İkametgah Belgesi
- Askerlik Durum Belgesi
- SGK işe giriş bildirgesi
- Aile durumunu bildiren belge
- Adli sicil kaydı
- İş Sözleşmesi/Hizmet Sözleşmesi
Yapılan işin niteliğine göre gerekebilen belgeler şu şekildedir:
- Ağır/tehlikeli iş söz konusuysa personel bilgi formu
- Zimmetli araç gereçler ve cihazlarla ilgili zimmet formu
- Fazla mesai ve çalışma için çalışandan onay alınan belge
- Araç kullanımıyla ilgili işlerde çalışanın ehliyetinin fotokopisi
- İşin niteliğine göre yapılan düzenli sağlık kontrollerinin raporları
- Çalışma gün, saat ve vardiyalarındaki değişiklikleri gösteren çalışma çizelgesi
İşçinin niteliğine göre gerekebilen farklı evrak ve belgeler de bulunmaktadır. Bunlar şu şekildedir:
- Eğer çalışanın istihdam edilmesi için yararlanılan bir teşvik varsa teşviği gösteren nitelikte belge
- Engelli indiriminden yararlanılması halinde GİB’den bu konuda alınan belge
- İşçi 18 yaşından küçükse ebeveynden alınan muvafakatname
- Yabancı çalışanların çalışma izin belgesinin fotokopisi ya da izin belgesi
- Engelli çalışanların Sakatlık Raporları ya da bu belgenin onaylı örneği
- Engellilerin, eski hükümlülerin ya da terör mağdurlarının İŞKUR kayıt belgeleri
Çalışanın işe devam ettiği sürede özlük dosyasına eklenecek evraklar şu şekildedir:
- İmzalanmış bordro veya ücret pusulası
- İşyerinin geçici olarak değiştirilmesi halinde çalışanın rızasını gösterir nitelikte belge
- Yıllık izin formu
- Maaş zammını gösterir belge
- Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinlerle ilgili düzenlenen izin formları
- İş kazası olması halinde bu kazayla ilgili tutanak
- Çalışan hakkındaki resmi yazışmalar
- İş görmezlik ve istirahat raporları
- Nakil bildirimi
- Görev ve unvan değişikliği durumunda bunu gösterir nitelikte belgeler
- Ücret kesme cezası verilirse cezanın kendisi ve cezanın gerekçesini gösterir nitelikte dilekçe
- Doğum izinleri, doğum sonrası ücretli izinler, süt izinleri dilekçeleri
- Tutanaklar, savunma talep yazıları, çalışanın savunmaları, çalışana verilen uyarılar ve olay tespit yazıları
- Görevlendirme yazıları
- Terfi yazısı
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını teyit eder nitelikte belgeler
Personelin işten çıkması halinde eklenecek belgeler:
- Hizmet belgesi
- İhbar ve kıdem tazminat bordroları
- SGK işten ayrılış bildirgesi
- Haklı fesih nedeni olması durumunda bu sebebi ispatlar nitelikte belge
- İstifa dilekçesi
- İbraname ve ihbarname
- Fesih bildirimi
- Çalışana noter aracılığıyla yapılan bildirim ve ihtarnameler
İşçi Özlük Dosyası Düzenlememe Cezası
Daha önce de bahsettiğimiz üzere İşçi Özlük Dosyasının düzenlenmesi İş Kanununun ilgili maddelerinde zorunlu kılınmıştır. İşçi Özlük Dosyasının düzenlenmemesi halinde işveren çeşitli cezalara maruz kalabilmektedir. 2020 İşçi Özlük Dosyası düzenlememe cezası 2810,76 TL’dir.
Bütün Ön Muhasebe İşlemlerinizde Ekohesap Yanınızda!
Kullanıcı dostu bir web tabanlı ön muhasebe programı arıyorsanız Ekohesap tam size göre! Ekohesap ile gelir ve gider takibinizi yapın. Faturalarınızı yönetin. Müşteri ve tedarikçi takibinizi gerçekleştirin. Raporlar menüsüne bakarak hangi ürünün ne kadar satıldığını görüp mali müşavirinize alış-satış faturaları hakkındaki bilgileri kolayca mail yoluyla gönderin. E-Fatura yönetiminizi gerçekleştirin ve ödeyeceğiniz vergileri kolayca görün. Çalışanlarınıza ödeyeceğiniz maaşlara bakın ve dilerseniz maaş bordrolarını kolayca çıkarın. Çek ve senetlerinizin durumlarını takip edin. Ekohesap bütün bu işlemleri ve daha fazlasını kafanız karışmadan gerçekleştirebileceğiniz kullanımı kolay bir ön muhasebe yazılımıdır. Ekohesap’ı ücretsiz olarak denemek için hemen bizimle iletişime geçin!